Menü: Einstellungen → E-Mail-Vorlagen

Unter diesem Menüpunkt können die im System vorhandenen Email-Vorlagen geändert, sowie neue Email-Vorlagen angelegt werden.

Um eine bereits vorhandene Email-Vorlage zu bearbeiten, klicken Sie auf den Namen der Email-Vorlage (1). Sehr wichtig hierbei ist die Lokalisierung (Feld „Land/Sprache“). Der Benutzer / Kunde erhält jeweils die Email in der Sprache, die in den Stammdaten hinterlegt ist.

Achtung: Sollte der Kunde mit einer Sprache angelegt sein, für die keine Email-Vorlage existiert, so wird keine Email versendet!

Im Editor können Sie ähnlich wie in einem Textverarbeitungsprogramm Schriftart, Schriftgröße, Absatzart, Fettdruck usw. angeben. Zudem besteht die Möglichkeit, die Email-Vorlage direkt im HTML Modus zu bearbeiten. Wenn Sie dies möchten, klicken sie einfach auf den „HTML“ Button unten links im Editor.

Ab Version 5.3.27.0 besteht die Möglichkeit eine eigene Email-Vorlage als Standardvorlage zu markieren. Diese Vorlage wird beim versenden einer Email vorausgewählt und es genügt ein Klick auf “Vorlage übernehmen”

E-Mail-Templates können auf System-Felder des jeweils zugeordneten Buinessobjekts Bezug nehmen.

<note tip>Um Antworten auf Emails, die aus 1stAnswer versendet worden automatisch durch “Intelligent Email” verarbeiten zu können, muss im Betreff der Email die Incident-Nummer aufgenommen werden [caseId:38947]. Bitte verwenden Sie dazu den Platzhalter [caseId:[DATA:Id]] im Betreff des Email-Vorlagen.

Statt des Platzhalters 'caseId' empfehlen wir einen Platzhalter zu nutzen der speziell zu Ihrer Firma passt (z.B. SAGID) um Konflikte beim Mail-Austausch mit anderen 1stAnswer Systemen zu vermeiden. </note>

<note>Es ist möglich, direkt eine Link zur Anfrage einzufügen. Die Syntax für die URL lautet:
[@@applicationURL]/default.aspx?CaseID=[DATA:Id]

Alternativ beim Login per SecretKey:
[@@applicationURL]/Case/OpenCaseByKey.aspx?key=[DATA:secretKey]</note>

zu verwendende Syntax: [DATA:Feldname] (z.B. [DATA:boSupportCaseId])

Alle Felder des Incident außer customer und zusätzlich die folgenden:

bis 6.0.14

ab 6.0.15

Je nachdem ob es sich um eine Email, Kommentar oder Attachment handelt können einzelne Felder auch leer sein.

courseOfSolution

Hinweis: Um auf Attribute des verknüpften CIs zuzugreifen, benutzen sie die folgende Syntax: [ATTRIBUTE:configurationItem.attribute*] (den * mit der ID ersetzen).

Hinweis zur Aufnahme von zusätzlichen Feldern von Case Solution in die Emailvorlage:
Die Syntax dafür lautet [CASESOLUTION:value], wobei hier der Wert “value” einem Property von Case Solution entspricht,
die in der unten aufgeführten Tabelle aufgelistet werden.
In den Templates incident.solution.external und incident.solution.internal ist diese spezielle Syntax nicht nötig.

Beachte:
Es ist möglich einen Incident, nach wiedereröffnen uneingeschränkt erneut zu lösen.
Bei der Ausgabe der Felder für Case Solution in einer EMail Vorlage können jedoch nur die Werte der letzten,
also der aktuellsten Lösung ausgegeben werden. Eine Ausgabe einer vorherigen Lösung ist jedoch nicht möglich.

Ab 1stAnswer 5.1

Hinweis zur Aufnahme von zusätzlichen Attributen in die Emailvorlage:
Die Syntax lautet [ATTRIBUTE:attribute1] wobei die Zahl 1 die ID des zusätzlichen Attributs darstellt.
Bei der Mail die automatisch aus dem Kommentar versendet Erreichen Sie Attribute eines Incident z.B. so
[ATTRIBUTE:attribute1] oder Kundenattribute [ATTRIBUTE:customer.attribute1].

Soll neben dem Wert des CustomAttributes auch die Beschreibung ausgegeben werden, so kann
alternativ folgende Syntax verwendet werden [LOCALIZED_ATTRIBUTE:attribute1]. Damit
ist folgende Ausgabe möglich “Attributbeschreibung:: Attributwert”.

Die Syntax lautet [REPEATER:listenName]repeaterText[/REPEATER] wobei der listenName den Namen für eine bestimmte Ausgabeliste darstellt.
Der Wert zwischen den REPEATER Tags wird für jeden Datensatz aus der Liste einmal ausgegeben, wobei für jeden Datensatz wieder konkrete Felder ausgegeben werden können.
Bei der Mail für die automatisch aus dem Incident versendeten Emails könnte eine Ausgabe so aussehen:
[REPEATER:courseOfSolutionList]Text:[DATA:text]</br>[/REPEATER]

Der Regex Template Parser wird in den Globalen Einstellungen konfiguriert. Hierfür gibt es eine regexParserList, in welcher mehrere regexParser hinterlegt werden können.
Im Setting wird dann ein Regex hinterlegt zum Beispiel: \-.*$
Für das Parsen des Textes gibt es eine TemplateProcessorRegexParser Klasse, die vom Interface ITemplateProcessor erbt.
Der Prozessor erwartet dann einen Text mit Platzhaltern (string _text) und ein passendes Datenobjekt (object _dataObject) zum Beispiel:
[REGEXPARSER(regexParser):ServiceCall.Customer.externalContactNumber]

• REGEXPARSER gibt den Platzhalter für den aufzurufenden Prozessor an (in diesem Fall den RegexParser)
• in () steht das Setting, dass geladen werden soll
• ServiceCall.Customer.externalContactNumber gibt das Feld im Datenobjekt an, welches geparst werden soll

Der Prozessor gibt dann den Text mit den geparsten Werten zurück.

Wenn eine andere Formatierung für Zeit oder Datumswerte gewünscht ist, kann dies durch ein Keyword erreicht werden.

Syntax:

[DATETIMEFORMATTER(yyyy-MM-dd):dateCreated]
<!-- yyyy-MM-dd steht für das Format: Jahr vierstellig-Monat zweistellig-Tag zweistellig z.B. 2012-09-21 -->
<!-- dateCreated steht für einen Platzhalter mit Datumswert -->

Weitere Informationen bei Microsoft: http://msdn.microsoft.com/de-de/library/system.globalization.datetimeformatinfo%28v=vs.80%29.aspx

Um eine eigene Email-Vorlage anzulegen, klicken Sie auf das “Neu” Symbol (2) in der Toolbar. Um die Email-Vorlage zu speichern, klicken Sie auf das “Speichern” Symbol.

Um eine eigene Email-Vorlage zu löschen, klicken Sie auf das Symbol rechts neben dem Namen der Email-Vorlage: Nach Bestätigen der Sicherheitsabfrage wird die E-Mail Vorlage gelöscht: