Lern by experience a hugh part of IT Service problems can be traced back to changes. Changes of the IT infrastructure ever involve other Problems whose elemination is high beyond actual modification effort.
For the change transaction the Change Management is seperate in Request for Change, Change and Forward Schedule of Changes.

Request for Changes will be evaluated in matters of possible effects, their urgency, their costs and their benefit. Afterwarts the changes will be prioritizes and enabled. A RfC describe a Request for Change on the system (at one or more configuration items).

Table: Actions and icons at the RfC Pool

Icon	Action
	related change will be called
	RfC can be deleted (only in status closed)

<note important> Attention: If the flag “isPrivate” is checked only a user owned the right Change.Manage, the RfC owner or who has created the RfC (or rather be released by or the person in charge) can look at the RfC. Additional, the logged user need the right RfC.Display.Pool to look at the list.</note>

Example:



The search contains the following criteria

Field	Description	Default value
Status	Status	(all)
ID	Number of the RfC	empty
Title	Title of the RfC	empty
Release	Release Number/Title	empty
Date from	Start date of the RfC	A month ago of today
Date to	End date of the RfC	empty
	Calender function [before version 5.0] to select the date	-
	All RfCs will be searched through	true
	archived RfCs will be searched through and displayed too	true
	Choice of a restricted configuration item

Please click on the title of the searched RfC to open it in the detail view.

A new mask display where you can choose the change categoy and if needed a change template. The saved date (title, desciption, edited by) out of a template will be automatically assumed into the RfC:


[explain category] <note tip>With selection of a template of the change category “Kat0” the following should be paid: A Kat0 change template got a special treatment and after his creation the RfC, Change and FSC will be automatically set on status “completed”.</note>
Please select a category and choose the template you want. After that click on <font color="darkorange"><b>Select</b></font>.

The fields at the RfC in detail:

Request for Change Data
Field	Description	automatically filled in	Mandatory field
ID	Eindeutige ID eines RfCs	yes
Requested by	Creator of the RfC	yes
Person in charge	Allocation to a user who is responsible for the transaction	no	yes
Status	Status of the RfC	yes
Title	Title of the RfC	no	yes
Description	Description of the RfCs	no	yes
Released by	Name of the user who release it	yes
Actual start date	Date on which the RfC starts	yes
Actual end date	Date on which the RfC is finished	yes
	Reference to a assigned Problem/ Incident	Yes, as soon as a Problem or an Incident is linked with this RfC
	Reference to a assigned Change	Yes, as soon as a Change is linked with this RfC
Change Analysis
Priority	Selection of the priority for the Change	No	No
Scheduled start date	Scheduled start date of the Changes	No	Yes
	Calender function [before version 5.0] to select the date
	Time function [before version 5.0] to select the time
Scheduled end date	Scheduled end date of the Changes	No	Yes
	When the RfC required a downtime	No	No
	Additional planning is required for the RfC	No	No

Notify person in charge

Here is an option for overdue tasks after you checked the checkbox “send message for every task”. It works as described below:

• the person in charge of a task will be notified, when the previous task will be set on complete or failed
• the person in charge of a RfC can decide to be notified too
• for this he can decide to be notified for each task or only for overdue tasks (which are closed after their end date)
• he can decide to get the information via Email and/or sms (riquirement is a configured sms gateway)

Pleas click on save or save and push back to pool to save the Request for Change. Your Request for Change receive automatically the status scheduled.

Choose if the person in charge

• be notified for each task
• be notified via Email
• be notified via sms

After the RfC has been saved you can add a task:

As soon as the RfC is created you can click on Add on the bottom of the mask in the task management part:






Description of the fields:

Field	Description	automatically filled in	Mandatory field
ID	Unique ID of a task	Yes
Status	Status of a task	Yes
planned start date	Planned start date of the task	Yes	Yes
planned end date	planned end date of the tasks	No	Yes
	If checked the task is included in the downtime calculation.	No	No
	If checked the task can be seen by users who own the right for displaying internal tasks.	No	No
Configuration Item	Selection of a Configuration Item.	No	Yes
Description	Description of the task.	No	Yes
Person in charge	Person in charge of the task.	Yes (the default setting for this field is the current loged user)	Yes
	An Email will be sent after selection.	No	No
	A sms will be sent after selection.	NO	No

Please click on save to save your entries and tasks.


View: example for a RfC task

A task can only be completed by the person of charge of the task in the assigned Forward Schedule of Change (FSC)

Follow the next steps to open the FSC of the RfC:


1) Please click on the Change ID at the navigation bar of the RfC:



The associated Change will be open in a new window.


2) Afterwards change to the FSC detail view by clicking on the FSC ID, it will appear in a new window:





Inside the FSC will be displayed the Task Management panel. To edit a task click on the edit symbol on the right site beside the task. The detail mask of the task opens.

By clicking on the xxx symbol the task can be completed (A) and a additional comment can be entered (B):

A)


B)




When addtional changes on the CI has been made the status of the task change to CI synchronised - completed.


Validation view for the completed tasks in the FSC history at the bottom of the screen:

The RfC status will change in agreement with the Change-workflow (see below). The status which can be assign to a RfC is addicted of the current active status and specific information of each RfC.
The status can be changed in RfC detail view.

By clicking the symbol a RfC can be approved:

Only user assigned the right RfC.Manage can approve a RfC. In addition for each Change category can be set if the creator of the RfC can approve the RfC too (releaseByOwner flag in tbChangeCategory).


After approve aFSC and a RfC can be creted out of the Change. By clicking on the symbol a person in charge of the change can be choosed and a change created:



The fields Title, Description, Start/End date will be assumed to the change.


The change can be selected by clicking on the change id link:




A new window open where you can change the Change data and throught the symbol be approved.


After that a new panel open where you can apply a new Forward Schedule of Change:




After choosing a person in charge for the FSC with a FSC will be created. The FSC ID will be displayed in the Change:





By clicking on the FSC ID the FSC data open in a new window and can be edit in this window.

To complete a RfC all associated tasks and alternatively all associated FSC has to be completed and the RfC is in status PIR (Post Implementation Review). By clicking on the get redy symbol the RfC get the status “completed”:

Only the creator or a user include the right RfC.Manage be able to archive a RfC. To close and archive a RfC click on please.

The RfC is finally closed and in status archive as you can see in the pool too.

Through the symbol you can add a existing change to a enabled RfC:




Choose the Change you want out of the list and click on the :





The linked RfCs will be displayed at the Change detailview in the panel Request for Changes. To receive the following view click on the Change ID:

RfC's in status cheduled can be escalated. All users with the right RfC.Manage will achieve an escalation mail. The range of time for the escaltion is set in the Database table tbGlobalSetting in the field escalationRfCThreshold in minutes.

A change describe and arrange the action for a change at the system (one or more CIs). An overview of all can be called through the mainmenu.

By clicking on a Change in the Change pool (1) the Change detailview will appear (2):

1)



2)

After making the modification of the Change you have to click on save to ensure your modification.

Have a closer look to this.


At the Change detailview you can add to the existing Change a enabled RfC. Please, click on Add on the left above:




All current enabled RfCs will be displayed. Please choose the RfC you want by clicking on :




To remove a added RfC click on on the left side:

You can enable a Change in status scheduled as followed:

Please use the push-button at the panel.

After the enable you have to choose a person in charge for the FSC. You can only create a new FSC from the system:

Forward Schedule of Changes (FSC) is a task collection for executing a change.

The search occour after the following criteria:

Field	Search field	Default value	Required user rights
Status	Status	planned
ID	Nummer des FSC	empty
Title	Title of the FSCs	empty
From	The date from which the FSC has to be done	first of the month
	Button to arrange or delete the start or end date	empty
	Additional planning ist needed	false
	If checked only MasterFSCs will be displayed	false
	Selection of a specific CI

Der Forward Schedule of Changes (FSC)-Status ändert sich in Übereinstimmung mit dem FSC-Workflow. Das heißt, die Status, die einem FSC zugewiesen werden können, sind abhängig vom aktuellen Status und den Daten, die im FSC ausgefüllt sind. Der Status des FSC kann in der FSC-Detailmaske verändert werden.

Der Status freigegeben wird während der Erzeugung eines neuen FSC aus einem freigegebenen Change automatisch gesetzt.

Der Benutzer setzt den Status des FSC durch Klicken auf auf den Status fehlgeschlagen. Dies kann nur gesetzt werden wenn kein Task erledigt ist.

Der Benutzer setzt den Status des FSC durch Klicken auf auf den Status fertiggestellt. Dies kann nur gesetzt werden wenn auch alle einzelnen Tasks erledigt sind.

Der Benutzer setzt den Status des FSC auf teilweise erledigt indem er auf

Um eine bereits vorhandene Vorlage zu ändern, klicken Sie bitte auf die entsprechende Vorlage:



Beispiel:




Nun können die Änderungen vorgenommen werden:




Klicken Sie bitte abschließend auf Speichern, um Ihre Eingaben zu sichern.

Um eine neue Vorlage zu erstellen, wählen Sie bitte zunächst die gewünschte Change-Kategorie aus. Es erscheint sodann das Symbol.
Beispiel:




Klicken Sie anschließend auf und es erscheint folgende Eingabemaske:




Beim Speichern wird eine neue Vorlage mit dem eingetragenen Namen erstellt.
Für eine Vorlage können beliebige Tasks hinterlegt werden (siehe unten).

<note tip> Ein Release ist die Zusammenfassung der RfCs und Changes und legt somit den Umfang einer Veröffentlichung fest. Der Status eines Release kann entweder direkt in der Release-Detailmaske oder dem Release Pool gesetzt werden.</note>

1. Aus dem Hauptmenü legt der Benutzer einen neuen Release an
2. Benutzer gibt die Daten ein
3. Benutzer speichert die Änderungen und Release wird im Status „geplant“ angelegt
4. Anwendungsfall ist beendet

1. In dem Panel “Release verwalten“ fügt der Benutzer einen RfC oder Change mit Hilfe der Schaltfläche „RfC/Change hinzufügen“ zu dem abgespeicherten Release im Status „geplant“ hinzu
2. Ein Panel mit Suchfilter (Status, ID, Titel) wird eingeblendet, der Benutzer wählt Filtereinstellungen und sucht nach RfC/Change
3. Benutzer fügt gefundenen RfC/Change zu dem Release hinzu
4. Tabelle mit allen hinzugefügten Elementen (RfCs/Changes) wird angezeigt
5. Anwendungsfall ist beendet

1. Mit Hilfe der Schaltfläche „RfC/Change entfernen“ entfernt der Benutzer einen RfC oder Change, der sich in der Tabelle befindet, die sich in dem Panel „Release verwalten“ eines Release im Status „geplant“ befindet.
2. Benutzer bestätigt (oder bricht ab) eine Bestätigungsaufforderung
3. RfC/Change wird aus dem ausgewählten Release entfernt
4. Anwendungsfall ist beendet

1. In der RfC-/Changedetailmaske betätigt der Benutzer die Schaltfläche des übergeordneten Release
2. Release-Detailmaske wird in einen neun Fenster angezeigt
3. Anwendungsfall ist beendet

1. Ein neues Release wird erzeugt im Status „geplant“
2. Anwendungsfall ist beendet

1. Benutzer klickt auf Schaltfläche „Release freigeben“
2. Release wird für die weitere Bearbeitung gesperrt
3. Anwendungsfall ist beendet

1. Benutzer klickt auf Schaftfläche „QA“
2. Release wird auf Status „QA“ gesetzt. Weitere Änderungen an Release sind möglich
3. Anwendungsfall ist beendet

1. Benutzer klickt auf Schaltfläche „Release löschen“ eines der angezeigten Release in den Release Pool oder in der Release-Detailmaske
2. Benutzer bestätigt (oder bricht ab) eine Bestätigungsaufforderung
3. Release wird auf Status „gelöscht“ gesetzt
4. Anwendungsfall ist beendet

<note tip> Fremdschlüssel in RfCs/Changes müssen auf NULL gesetzt werden, bevor die eigentliche Löschung des Release erfolgt. Das hat zur Folge, dass es unmöglich sein wird, nach einer Löschung des Release festzustellen, welche RfCs/Changes mit dem Release verknüpft gewesen sind.</note>